DXの第一歩はコミュニケーション改革 ネオジャパン
新型コロナ対応で現場職員の業務負担が増え続ける中でも、多くの自治体は古くから続く業務スタイルを改革できずにいる。ネオジャパンの提供するグループウェア「デスクネッツ ネオ」はスムーズな庁内文化の改革を実現し、1000以上の自治体・政府機関に採用されている。
450万人のユーザーを擁する
自社開発の純国産グループウェア
新型コロナ対応で現場職員の業務負担が増す中、自治体において電話、メール、紙といった旧来のコミュニケーション手段を見直す動きが広がっている。コロナ禍の収束後も働き方の変化は継続すると見られ、非対面コミュニケーションの重要性は一層増していくだろう。
こうした状況下で、東証一部上場という安定した経営基盤のもと、自社パッケージソフトの開発・販売からシステムの受託開発までを手掛けているネオジャパンは、自社開発の純国産グループウェア「デスクネッツ ネオ(desknet's NEO)」を自治体向けに提案している。グループウェアとは、メール、スケジュール、掲示板、ワークフロー、コミュニケーションなど、組織内での情報共有を行う各種機能を備えたソフトウェア。組織に散在するさまざまな情報をグループウェア上で一元管理することで、業務効率化と行政DX化の実現が期待されている。
「デスクネッツ ネオ」の優位性について、ネオジャパンのマーケティング統括部担当課長の山田志貴氏は次のように話す。「この20年間、累計450万人のユーザーからのフィードバックを受けながら、本当に使いやすい操作画面を研究し続けてきました。その結果、導入後の定着率は高水準を維持し、『スキルを選ばずすぐに使いこなせる』と高い評価をいただいています。また、庁内業務の効率化と改善に役立つ27のアプリケーションを標準搭載し、日本の商慣習に合わせた機能設計でスムーズな運用を実現しています」
市場には多種多様なグループウェアが提供されているが、製品によって機能の有無やコスト、使い勝手などが異なるため、ニーズに応じて最適なものを選ぶことが求められる。その点、「デスクネッツ ネオ」は庁内コミュニケーションを活性化し生産性を向上させるための基盤として、1000以上の自治体・政府機関に採用されており、自治体業務における利便性の高さはお墨付きと言える。
ネットワーク分離の安全な環境で
スムーズな連携と情報共有を実現
従来の電話やメールに代わる存在としてビジネスチャットが注目を集めている。「LINE」などに代表される個人用チャットに、高度なセキュリティ機能や大容量ファイルの共有機能などを追加し、ビジネス向けにカスタマイズしたものだが、個人用チャットと同様、プロジェクトや部門ごとに部屋を設け、メンバー間で気軽にコミュニケーションを取ったり、タスクを共有し共同作業を効率化することができる。
なかでも、豊富なセキュリティ機能と数万名規模に耐える高機能・高安定性を特徴とし、高い機密性が求められる地方自治体や金融機関、医療機関で採用されているのが「チャットラック(ChatLuck)」だ。最大の特徴は、アクセス権限やネットワークポリシーの設定などでセキュリティを強化し、情報管理におけるリスクを最小にできることにある。メッセージ・ファイルのログ管理、セキュアカメラなどの機能により、さらなる安全性を確保でき、オンプレミスにも対応。LGWAN接続系にメインサーバーを、インターネット接続系に中継サーバーを設けることで、従来のネットワーク三層分離構成を保ちながら、庁内からは全機能を、インターネット経由のPC・モバイル端末からはテキストなど無害データに限定した形での利用が可能だ。
さらに、利用規模に合わせ、単体での導入はもちろん、「デスクネッツ ネオ」と組み合わせてグループウェアの1つの機能として導入することもできる。「その場合、導入期間が長くなるほどコストメリットが大きくなります。複数の市区町村による共同調達・共同利用にも対応させていただきます」と山田氏は言う。
コミュニケーションを見直し
「縦割り行政」から脱却
縦割りの枠にとらわれず、部門横断的な連携を実現したのが滋賀県彦根市役所だ。同市役所では、2024年開催予定の第79回国民体育大会に向け、課を越えた横の連携の必要性が高まったことから、2018年2月より「デスクネッツ ネオ」と「チャットラック」を導入した。以前は「大事なことは電話で話す」という文化が根強く、電話のタイミングが合わないなどの理由で業務効率が低下することが多かったが、導入後はチャットの活用によりプロジェクトの遅延が激減したという。
「『政策課題へのIT活用分科会』『建設ICTルーム』などの部屋を立ち上げ、進捗情報をリアルタイムに共有できるようになりました。チャットでの議論がエビデンスとなり、決裁・承認スピードが大きく向上したそうです」
働き方改革の一環として導入した兵庫県神戸市役所では、メールと電話による連絡をメインとしていたため、大量の内線電話を起因とする非効率さが問題となっていた。区役所までを含め職員数2万人を超える大組織ゆえに、情報共有の速度や連携を改善すべく、2019年5月より「デスクネッツ ネオ」と「チャットラック」を導入した。導入後は内線電話の数が激減。グループチャット機能を活用し、部・課・プロジェクト単位に加え、「局長級以上」など自由な括りで約6,500の部屋がつくられ、縦割り的発想から脱却したフラットな組織づくりに役立てている。コロナ対応で多忙を極める中、各区長からは「離れた場所でも率直な議論ができる」「無駄な会議が減った」といった声が上がっているという。
これらの事例を紹介した上で、山田氏は「庁内コミュニケーション改革に必要なことは、情報共有とコミュニケーションの“場”を用意すること。強制したり制限することなく、職員にとって働きやすくストレスのない職場環境をつくることで、コミュニケーションの質が変わり、働き方までも変わっていくはずです」と結んだ。
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