公文書電子的管理のコンテンツクラウド 公的電子文書を一元管理

組織で有する様々なコンテンツをクラウド上で利活用、管理するプラットフォーム事業を展開するBox。近年は、働き方改革の推進や厳密な文書管理が迫られる、公的機関からも高い関心が寄せられている。Box Japan執行役員の川口氏に、公的機関の文書管理におけるBoxの活用について聞いた。

Boxは2005年に創業し、アストラゼネカ、ゼネラルエレクトリック、ネーションワイドなどのグローバル企業を顧客に持つIT企業だ。2013年には日本法人を設立し、日本国内でもすでに大規模組織を中心に約1万の企業や組織がBoxを利用している。既に公的機関においても高い関心がもたれており、米国の公的機関においては1万組織以上が導入し、日本の公的機関においても中央省庁、自治体及び所管法人で導入が増えているという。

Boxはあらゆるシステムと連携し、さまざまなコンテンツを一元管理できる、使いやすさとセキュリティの両面を兼ね備えたプラットフォームだ。ファイルの作成から共有、分類、保存、廃棄まで、コンテンツのライフサイクル全体を管理することができ、またきめ細かなアクセス制御により組織内外とのファイルを介した共同作業なども安全に行うことができる。

業務効率化で働き方改革の要請に応える

とくに同社は、「人と組織の働き方を変革する」をミッションに掲げている。川口氏は、ファイルの効率的な管理や検索の効率化をもたらすことで働き方改革のニーズに応えるBoxの強みを説く。

川口 貴宏 Box Japan 執行役員

「2019年頃から霞が関で働き方の見直しが本格化してきました。例えば、従来の紙ファイルと電子ファイルの混在を解消できないか、ファイルの検索を効率化できないか、ファイルを電子的に保存し体系的に管理できないか、手間がかかるメール送付に代わり情報共有や短冊協議を効率化できないか、といったファイルを扱ううえで手間取っている課題を解消してほしいとのニーズが高まっており、これらに対してソリューションを提供してきました」。

これに加えて直近では、全国に拠点を持つ中央官庁や自治体、所管法人から、シャドーIT（企業・組織側が管理、把握せずに従業員または部門が業務に利用しているデバイスやクラウドサービス等のこと）による情報の全体統制やセキュリティに関する不安が寄せられている。またセキュリティ上の懸念があるPPAP（メールでパスワード付きZipファイルを送ること）からの脱却を求める声も増えているという。

「一元的にファイルを管理するBoxでは、コンテンツを集中管理することができます。誰がどこにファイルを持っているかが不明になるサイロ化を防ぎ、膨大な職員数がいる行政機関でも、シンプルかつ広範囲にガバナンスを利かせながら管理できます。安心安全でかつ効率的に管理できるプラットフォームとして高い評価を得ています」と話す。

公文書の電子的管理、
コラボレーションでも貢献

近頃のトレンドとして、公文書の紙から電子的管理への移行にあたり、さまざまな決済フローや厳密な管理要件を、効率的に扱えるかについて相談が増えているという。