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文書管理プラットフォームBox 公文書のライフサイクルを一元管理
膨大で多種類にわたる文書の適切な管理は、行政機関の大きな課題だ。特に、文書のデジタル化が本格化し、働き方も多様化している今、文書を効率的かつ安全に管理する重要性は増す。「Box」は、これらの課題解決に寄与するクラウド上で文書を一元管理できるプラットフォームだ。
Boxは組織が持つ様々な文書や動画などのコンテンツをクラウド上で利活用、管理するプラットフォームをSaaSにより展開する。2005年に米国で設立され、世界での導入先は約98,000社を数える。
日本法人Box Japan官公庁営業部の今村敬介氏は、行政機関において、紙文書とデジタル文書の混在の解消や、文書の体系的な管理、働き方改革、セキュアなファイル共有などのニーズが高まっていると指摘する。「サイロ化していた文書を集約して、無駄な作業と時間をなくし、効率的で創造的な業務プロセスを実現したいという思いから、Boxを検討される行政機関は増えています」。日本では大手企業を中心に約10,000社に導入されているが、中央省庁や自治体での導入も加速しているという。
今村 敬介 Box Japan 官公庁営業部
行政機関におけるIT基盤改革が加速する中、Box Japanは、容量無制限の一元的な文書管理基盤、セキュアなファイル共有、柔軟なアプリケーション連携といった特徴を行政機関に訴求している。
文書のライフサイクルを
一元管理
行政機関において、文書は業務の1丁目1番地だ。文書のライフサイクルは取得や作成に始まり、活用、共有、保管、保存、そして廃棄という一連の流れがあるが、Boxはクラウド上でこのライフサイクルに沿った管理を実現する。利用者や文書単位での管理・制御、アクセス権設定やメタデータ管理、承認や移動、年限管理といったライフサイクルの各段階に必要な機能を持つ。また、一元的に管理することで１つのユーザインタフェースで文書全体の検索が可能になる。
図 Boxの行政機関における活用事例
出典：Box Japan
「Boxは容量無制限で利用できるため、文書の保存領域を論理的に分けて体系的に管理することができます。領域に応じた柔軟なセキュリティーポリシーの適用やアクセス権の設定ができ、操作ログなども取得できるため、セキュリティやガバナンスを向上できます」
Boxはクラウドサービスにおける様々なセキュリティに関する国際規格に準拠している。柔軟なアクセス制御が可能であり、誰がどのアクセス権を保持しているのかも一目で確認でき、組織内はもちろん、組織外とのファイル共有・共同作業も安全に行えるため、企業など外部機関とのコラボレーションを加速させることも可能になる。
「厳格な管理が必要な公文書の管理基盤としてBoxを活用する行政機関も増えています。行政文書の管理は、組織単独ではなく関係組織との連携も必須となりますが、BoxのAPIを活用したアプリケーション連携により、円滑な決裁や移管というフローも視野に入れてBoxをご検討頂いているケースもあります」
豊富なアプリケーション連携
さらに、Boxは様々なアプリケーションとの連携が可能だ。生産性スイートやコミュニケーションツール、基幹業務システム、Web会議サービスなど、業務に則したアプリの活用・連携によって、業務のさらなる効率化や組織の活性化、より強固なセキュリティ確保が実現できる。
「Boxは中立的な立場でAPIを公開しているクラウドサービスであり、1,400種類以上のアプリと連携し、ファイルを一元管理することができます。各アプリの保存領域にばらばらにファイルが格納されると、所在が把握できない、検索できないといった事態を招きますが、Boxと連携すれば、各アプリは業務でそのまま利用しながらファイルはBoxに格納するというように、アプリとファイル管理の世界を分けることができます」
業務の円滑化を目指して様々なアプリを整備しても、ファイルの置き場が増え、沢山のバージョンやコピーが溢れかえり、かえって文書管理が複雑化して業務が非効率になるリスクもある。一元管理による検索性・安全性を実現するBoxは、行政分野との親和性が特に高いと言える。
働き方改革への波及効果
文書のライフサイクルの一元管理と豊富なAPI連携が可能なBoxは、働き方改革を実現するための重要な手段になる。
例えばMicrosoft365と連携してファイルをBoxに置いたまま編集したり、従来はメール添付でやりとりしていたファイルをTeamsやSlackなどのコミュニケーションツールで共有することで、庁内業務の効率化やペーパーレス化が図れるだろう。
出先機関やテレワークからも、Boxはセキュアにアクセスすることができる。容量を気にせず利用できるため、外付けハードディスクやUSBといったシャドーIT（組織側が管理・把握せずに職員等が利用しているデバイスやクラウドサービス）も不要になる。複合機とBoxを連携させれば、紙文書をデジタル化してクラウド上で共有したり、クラウド上の文書を印刷したりすることも可能だ。
申請・閲覧などの行政サービスのあり方もBoxによって大きく変わる。情報公開や許認可、資料提出などをアクセス権コントロールで実現でき、市民への情報提供は円滑化されるはずだ。外部機関や企業とは、脱PPAP（パスワード付きzipファイル）を含めた安全な情報連携を行える基盤として活用可能だ。
Boxが提供する価値について、今村氏は最後にこう強調した。
「組織内外とのコミュニケーションやコラボレーションの活性化、無駄の排除や組織の柔軟性向上による働き方改革、オンライン申請やペーパーレス化などの業務効率化、個別業務システムと連携した有事対応など、お役に立てることは多いはずです。行政機関のDXが本格化している今、文書と管理と共有のありかたを問い直して行政サービスの質向上を目指すうえで、Boxは有効な選択肢になると思います」
お問い合わせ
株式会社Box Japan
総合サイト：https://www.boxsquare.jp/
導入に関するお問い合わせ：
https://www.boxsquare.jp/inquiry
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