ネオジャパン 3つのツールでテレワークを支える

Webアプリ変換でペーパーレス化

こうした便利なグループウェアがあるとはいえ、長年にわたってあらゆる業務を紙で行ってきた自治体にとって、オンラインへの移行に不可欠なペーパーレス化のハードルは決して低くないだろう。その場合に役立つのが業務アプリ作成ツール「アップスイート（AppSuite）」で、さまざまな業務処理・管理を容易にWebアプリに変換できる。プログラミングの知識などは不要なため、ICTに苦手意識を持つ職員にも使いやすい。

実際に「アップスイート」でどのような効果があるのだろうか。ある団体では、休暇・超過勤務・休日勤務・出張などの「勤怠申請」、物品購入・契約などの「決裁」をすべて手書きと押印による紙運用で行っていた。それを「アップスイート」でデジタル化したところ、１件あたりにかかる時間は平均14分から６分へと半分以下に短縮できたという。１件あたりでは「たった８分」かもしれないが、この業務処理が行われるのは年間25,400件。実に3,390時間もの短縮になる。当然ながら、人件費もその分削減できることになる。印刷費も削減でき、書類の束からも解放されるため、物理的にも省スペースに貢献するだろう。

「アップスイート（AppSuite）」のアプリ作成例。さまざまな業務処理・管理を容易にWebアプリに変換できる

さらに、何よりのメリットは全職員で「システムをフル活用するインフラが整ったこと」だと市村氏は言う。「システムに『使われている』のではなく、主体的に『使いこなしている』という前向きな意識が醸成され、この業務以外でもデジタル化による生産性アップの推進に取り組まれているそうです」

職員のコミュニケーションを変え
縦割り行政の突破口に

職員間のコミュニケーションの課題に答えるツールが「チャットラック（ChatLuck）」だ。

セキュリティに特化したビジネスチャットツール「チャットラック（ChatLuck）」

最大の特徴は、アクセス権限やネットワークポリシーの設定などにより、セキュリティを強化し、情報管理におけるリスクを最小にできること。メッセージ・ファイルなどのログ管理、セキュアカメラなどの機能により、さらに安全性を確保できる。また、クラウドサービスなど外部サーバーを使用する場合も、庁内でシステム構築する場合いずれにも対応でき、さまざまな導入要件に応じた柔軟なシステム構成に対応できる。

滋賀県彦根市役所は、シティプロモーション推進のなかで、部署内の上下に連携に加え、課を越えた「横」の連携が必要になったため、「デスクネッツ ネオ」とともに「チャットラック」を導入した。「政策課題へのIT活用分科会」「建設ICTルーム」などを立ち上げて議論し、横の連携を取れるようになったという。市村氏は「ツール導入によって働き方そのものが変わった好事例」だと紹介した。とかく「縦割り」と言われる行政機関が、従来の枠にとらわれず部門横断的な連携を目指す際にも、こうしたコミュニケーションツールの導入は大きな意味を持つ。

今後もネオジャパンでは、グループウェア「デスクネッツ ネオ」でオンライン業務の基盤を整え、必要に応じて「アップスイート」を用いて業務アプリをつくり、「チャットラック」でコミュニケーションを円滑化することで、自治体のテレワーク推進を総合的に支援していく。

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