2020年12月号

自治体デジタルシフト

ネオジャパン 3つのツールでテレワークを支える

ネオジャパン

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ネオジャパンはビジネスICTツールのリーディングカンパニーであり、全国960以上の自治体・政府機関に導入実績を持つ。グループウェアやビジネスチャットを活用した自治体のテレワーク環境整備・働き方改革実現に取り組み、多数の成功事例を生み出している。

スケジュール管理から
担当業務の可視化まで

大規模地震や大型台風、そして昨今の外出自粛要請など、あらゆるシチュエーションに向け、テレワークの環境整備が急速に求められている。

だが総務省の「地方公務員ダイバーシティ・働き方改革推進に関する実態調査(2019年)」によれば、自治体でのテレワーク導入状況には大きなバラツキがある。都道府県や政令市では試験的・実験的な段階を含めれば8割以上がテレワークを導入しているが、市区町村レベルで導入している自治体はほとんどなく、大半は導入予定もない。特に自治体では、民間企業に増して「押印問題」の影響が大きいため、ペーパーレス化が遅れており、ICT環境の整備が必要なウェブ会議への取り組みを進めている自治体は2割にも満たない。

庁内向けにカスタマイズ可能なグループウェア「デスクネッツ ネオ(desknet's NEO)」のポータル

こうした状況下で、自治体・政府機関のICT化やテレワーク対応を推進しているのがネオジャパンだ。その中核を担うのがグループウェア「デスクネッツ ネオ(desknet's NEO)」で、あらゆる業務で活用できる27種のアプリケーションを標準搭載する。ネオジャパン・マーケティング統括部主任の市村英二氏は、「こうしたツールで情報共有を図ることが、テレワークを支える基盤になる」と語る。

市村 英二 ネオジャパン マーケティング統括部 主任

例えば「スケジュール」アプリを使えば、離れて働く職員同士で会議などの日程調整がしやすいのはもちろん、在宅・出勤・有休などの勤務状況を把握するうえでも役に立つ。各職員が自分の予定を細かく入力することで、誰がどの案件に取り組んでいるのかを可視化することにもつながる。「このアプリを分析的に使えば、案件ごとの工数管理にもなり、単なるスケジュール管理以上の効果ができます」と市村氏は汎用性の高さをアピールする。

また、「デスクネッツ ネオ」では映像・音声を通じたウェブ会議を行うこともできる。スケジュール機能から会議室を選択するだけで、ウェブ会議用の専用ツールを別途立ち上げる必要がないため、ストレスがかからず、テレワーク導入から間もない組織でもウェブ会議を定着させやすい。

Webアプリ変換でペーパーレス化

こうした便利なグループウェアがあるとはいえ、長年にわたってあらゆる業務を紙で行ってきた自治体にとって、オンラインへの移行に不可欠なペーパーレス化のハードルは決して低くないだろう。その場合に役立つのが業務アプリ作成ツール「アップスイート(AppSuite)」で、さまざまな業務処理・管理を容易にWebアプリに変換できる。プログラミングの知識などは不要なため、ICTに苦手意識を持つ職員にも使いやすい。

実際に「アップスイート」でどのような効果があるのだろうか。ある団体では、休暇・超過勤務・休日勤務・出張などの「勤怠申請」、物品購入・契約などの「決裁」をすべて手書きと押印による紙運用で行っていた。それを「アップスイート」でデジタル化したところ、1件あたりにかかる時間は平均14分から6分へと半分以下に短縮できたという。1件あたりでは「たった8分」かもしれないが、この業務処理が行われるのは年間25,400件。実に3,390時間もの短縮になる。当然ながら、人件費もその分削減できることになる。印刷費も削減でき、書類の束からも解放されるため、物理的にも省スペースに貢献するだろう。

「アップスイート(AppSuite)」のアプリ作成例。さまざまな業務処理・管理を容易にWebアプリに変換できる

さらに、何よりのメリットは全職員で「システムをフル活用するインフラが整ったこと」だと市村氏は言う。「システムに『使われている』のではなく、主体的に『使いこなしている』という前向きな意識が醸成され、この業務以外でもデジタル化による生産性アップの推進に取り組まれているそうです」

職員のコミュニケーションを変え
縦割り行政の突破口に

職員間のコミュニケーションの課題に答えるツールが「チャットラック(ChatLuck)」だ。

セキュリティに特化したビジネスチャットツール「チャットラック(ChatLuck)」

最大の特徴は、アクセス権限やネットワークポリシーの設定などにより、セキュリティを強化し、情報管理におけるリスクを最小にできること。メッセージ・ファイルなどのログ管理、セキュアカメラなどの機能により、さらに安全性を確保できる。また、クラウドサービスなど外部サーバーを使用する場合も、庁内でシステム構築する場合いずれにも対応でき、さまざまな導入要件に応じた柔軟なシステム構成に対応できる。

滋賀県彦根市役所は、シティプロモーション推進のなかで、部署内の上下に連携に加え、課を越えた「横」の連携が必要になったため、「デスクネッツ ネオ」とともに「チャットラック」を導入した。「政策課題へのIT活用分科会」「建設ICTルーム」などを立ち上げて議論し、横の連携を取れるようになったという。市村氏は「ツール導入によって働き方そのものが変わった好事例」だと紹介した。とかく「縦割り」と言われる行政機関が、従来の枠にとらわれず部門横断的な連携を目指す際にも、こうしたコミュニケーションツールの導入は大きな意味を持つ。

今後もネオジャパンでは、グループウェア「デスクネッツ ネオ」でオンライン業務の基盤を整え、必要に応じて「アップスイート」を用いて業務アプリをつくり、「チャットラック」でコミュニケーションを円滑化することで、自治体のテレワーク推進を総合的に支援していく。

 

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住所:〒220-8110 神奈川県横浜市西区
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TEL:045-640-5910(横浜本社)
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   052-856-3310(名古屋営業所)
Mail:neo@deskets.com
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