全国に先駆けRPAとAI-OCRを実装 つくば市役所のDX

行政における人手不足の深刻化や働き方改革を背景に、RPAやAI-OCRへの注目が高まっている。つくば市は全国に先駆けてRPAを本格導入し、昨年からはAI-OCRの活用にも着手している。五十嵐立青市長は「現場目線での業務の自動化」の重要性を訴える。

繁忙期の長時間労働を減らす

茨城県つくば市は人口約24万人、市職員数は約1,900人の市である。秋葉原とつくばを繋ぐつくばエクスプレスの開業以降、人口は急速に増加しており、研究学園都市という個性を反映し研究従事者や外国人、学生の居住が多いという特徴もみられる。

そのため転入・転出が多く、3月・4月の異動手続きが1万件以上になる。2月～3月の繁忙期、市民税課は通常業務に加えて日中は確定申告相談、夜間や土日は翌年度の課税業務と忙しく、数年前まではその残業時間は一人当たり月100時間を超えていた。

「繁忙期と閑散期の波はありますが、繁忙期に合わせた人員配置は難しく、繁忙期の長時間労働が課題でした」と五十嵐市長。日本の少子化に伴う行政職員のなり手不足や、団塊ジュニア世代の職員の大量退職などに備えて、業務の効率化・生産性向上を進めることが急務であった。

そこでつくば市は、2017年12月から、NTTデータグループとRPA（ソフトウェアロボットによる定型的業務の自動化）の共同研究を開始した。NTTデータのRPAソリューション「WinActor」を用いて、市民税分野の定型的業務を中心に、業務量・難易度・RPAの技術特性などを評価した上で、導入効果の高い業務を選定し、現場の協力を得つつ本番環境でその効果を実証。結果として、市民税課の対象業務における職員の負荷を約8割削減することに成功した。

NTTデータのRPAツール「WinActor」を導入

実際にRPAを利用している職員からは、「データの入力・登録作業やリスト作成といった事務処理をRPAが行うことで、電話対応や窓口対応、会議、市内イベント、各種訪問などのリアルタイムな業務に割ける時間が増加した」という声が聞かれた。また、ミスの減少にもつながっているという。

RPA導入の３つのポイント

五十嵐市長は、実際にRPAを現場に導入するポイントとして、①インパクトや成果よりモチベーションを重視すること、②まずは庁内で成功事例を作ること、③成功事例を庁内向けの営業資料に使うこと、の３つを挙げる。