滋賀県庁　情報連携強化で行政の働き方に革新を

ビジネスチャットの導入によって、従来の行政の働き方に革新をもたらそうとしている自治体がある。滋賀県庁では、アフターコロナを見据え、庁内で働く職員と在宅職員、情報政策課だけでなく、県内自治体や民間事業者との情報連携の強化を狙い、ビジネスチャットに大きな効果を期待している。

職員間の意思疎通を図る
画期的なツール

滋賀県庁では、部署を越えて情報連携する場面が多くあり、内線電話やメールに代わる簡便な庁内コミュニケーションツールを強く求めていた。インターネット環境で使えるチャットツールも検討にあがったが、業務で本格的に使うには限界があり、LGWAN環境で使用できるチャットを探していた。そんな時、令和元年度に発足した「スマート自治体滋賀モデル研究会」の場で『LoGoチャット』の情報を入手し、導入を決めた。

情報政策課・岩佐剛浩氏によると、当初は県が事務局を持ち、県内14市町で実施する「滋賀県スマート自治体研究会令和2年度共同研究事業」の情報連携手段としての活用からスタートする予定であった。しかし、4月7日の新型コロナウイルス感染症対策に伴う緊急事態宣言後、県職員のリモートワーク環境を整える必要があり、4月13日に導入申込を行い、4月16日には全職員を対象に約6000アカウントの準備を整えた。たった3日で準備ができるのも、庁内でのサーバー環境構築や初期費用が必要ないLGWAN-ASPのサービスのメリットである。

岩佐 剛浩　滋賀県 総合企画部情報政策課ICT企画室 主任主事

導入後、ICT企画室では、在宅勤務をする職員との情報共有のため、朝礼の代わりに、毎朝LoGoチャットのノート機能でその日の業務内容や連絡事項を共有している。日々の業務においても、従来は簡単な連絡であっても電話やメールが使われていたが、それがチャットに置き換わった。事前に用途別で関係者を招待したトークルームを作成しているので、メールと違って、すぐ用件から相談でき、手軽で、スピード感がある。なおかつ、抜け漏れなく関係者全員に情報伝達ができ、意思疎通が図れるところは、今までになかったものである。

「庁内でのやりとりは極力チャットで行うようにしています。以前はちょっとしたことでも電話をして、そのために業務が中断されたり、担当不在時に電話を受けてメモ書きをするなどの作業が発生していましたが、そうした時間が削減されました。また、既読・未読が一目でわかり、情報の共有状況を把握できることも便利です。他の部署からの問い合わせに対しても、課内で回答やノウハウがチャット上に残っているので、共有・蓄積しやすくなりました」（情報政策課・森野聖久氏）

森野 聖久　滋賀県 総合企画部情報政策課地域情報化係 主事

現在はLoGoチャットを導入してまだ1～2ヵ月であり、今後、さらに部署を横断したコミュニケーションの迅速化も期待している。

「他部署と連携して進める事業では、例えば打ち合わせ1つとっても、日程を合わせて会議室を予約して集まるといったプロセスが発生し、時間と労力がかかっていました。しかし、チャットを活用すれば、集まらなくても情報共有や意見交換ができ、調整業務の時間が大幅に短縮しました。チャットなら、スキマ時間も活用でき、場所を問わず、上下の関係も少し崩しながら会話することができます」（岩佐氏）