2021年6月号

自治体DX デジタル化による業務効率化

行政サービス向上に資するクラウド電子サイン Adobe Sign

アドビ

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感染予防と業務効率化の圧力で推進される、行政手続のデジタル化。PDFのアドビが提供する「Adobe Sign」は、手軽さと信頼性が特長だ。海外では、他社のITシステムと連携させた効率化が進んでいる。

「脱ハンコ」のムーブメントは民間から始まり、行政手続にも波及しつつある。政府・自治体が管理する手続関係のデジタル化は、緊急に実現すべき課題となっている。

アドビが提供するクラウド型電子サイン「Adobe Sign」は、デジタルドキュメント分野におけるリーディングカンパニーである同社の知見を生かして開発された。シンプルな使いやすさと、文書の真正性担保を両立しており、既に年間80億件の処理に使われている実績がある。

電子サインでは、見読性(内容が確認でき、読み取れる状態が維持されていること)と署名者本人の署名であることが担保されていること(本人性)、そしてその署名が改ざんされていない保証(非改ざん性)が必須だ。

「合意文書を10年間などの長期間保管した場合、開けなかったり文字化けが起こると、ドキュメントの非改竄性に疑いがかかる可能性がありますが、Adobe Signで合意したドキュメントは、ISO 32000-1の完全に準拠しているため、AcrobatやAcrobat Readerで開いた場合は、参照性がサポートされております。」と、アドビ デジタルメディア事業統括本部 営業戦略部 ビジネスデベロップメントマネージャーの岩松健史氏は説明する。

岩松 健史 アドビ デジタルメディア事業統括本部 営業戦略部 ビジネスデベロップメントマネージャー

本人性については、メールアドレスを、パスワードや電話番号、IDの画像データなどと組み合わせて確認する。変更を禁止する文書保護設定をかけ、またAdobeの電子署名で誰が・どの文書を・いつ操作したのかを封印することで、非改ざん性の要件を満す。

政府のDX推進で、電子サインが
行政手続きでも利用可能に

2020年に実施された法改正により、電子サインは国や自治体との契約でも利用できるようになった。まず、2020年1月には地方自治法の施行規則の改正があった。国との契約は2020年12月、契約事務取扱規則の改正で、クラウド型電子サービスでも利用可能とされた。電子署名法や電子帳簿保存法といった関連法令も、電子サインの利用を推進する見解の発表や、改正がなされている。

このように行政手続でも利用できるようになった電子サイン。例えば、住民サービスを向上する「オンライン申請」に利用する場合は、Adobe Signの標準機能でシステムを構築できる。この場合、まず既存の申請フォーム(PDF)をAdobe Signにアップロードし、署名欄や入力欄を設定して、入力フォームとしてインターネットで公開する。住民はそこから申請フォームを閲覧し、サインをする。申請データ部分はCSVで出力できるので、事後の事務作業での活用が可能になる。

また、企業からのオンライン届出を承認し、認定の書類を返信する際に、ドキュメントに電子署名を行い、申請者に送付するプロセスを自動化することも可能だ。

なお、Adobe Signでは、Microsoft Office 365やDropbox、GoogleDriveなどから、署名用に文書を送信することができるようになっている。また、Salesforce、Dynamics 365、Workdayなどの業務システムから契約書を送付する等の自動化を追加することも可能だ。

「米国では多くの自治体、州政府がAdobe Signを活用しています。先行事例からも、デジタル化のメリットを享受するためには、Adobe Signを業務システムなどと連携させることが有効です」と岩松氏は話した。

 

アドビ株式会社への

お問い合わせ


アドビ株式会社
デジタルメディア事業統括本部
MAIL:Grp-Adobe-GovInfoDesk@adobe.com URL:https://acrobat.adobe.com/jp/ja/acrobat/contact.html
TEL:0120-93-3635

 

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