自治体で使えるコンテンツクラウド 利便性を高めて安全性も向上

Boxではコンテンツを蓄積するだけでなく、削除する場合にも様々な制御が可能だ。例えば、特定のユーザーだけに削除権限を与えることのほか、コンテンツの保存期限を無期限にすることや、特定のフォルダの文書を既定の年限で廃棄する設定もできる。さらにBoxと連携したサービスを組み合わせれば、高度な管理が可能になる。例えば、マイナンバーなど特定の情報はBoxにアップできないようにする、定期的に監視レポートを作成する、といったこともできる。

ファイルの共有は、ファイルごとの共有リンクを相手に伝えるだけで行える。Boxに存在するファイルを共有するので、ファイルを更新した場合でも、常に最新のコンテンツを参照してもらえる。また、共有期限を設定すれば、期限後はアクセス不可にできるほか、共有した相手のアクセス状況をブラウザ上で確認することも可能だ。

日常の使用だけでなく
有事の活用でも威力を発揮

自治体におけるBoxの活用事例には、様々なものがあるが、その1つが外部の関係者による資料の閲覧だ。資料の閲覧では従来、相手に庁舎まで来てもらい、担当者が立ち会うことで、互いに多くの時間が必要になっていた。また、後から資料が追加された場合には、同じことを繰り返す必要も生じていた。

これをBox上でファイルコンテンツを共有する方法に変えれば、互いに労力を大幅に削減できる。資料の追加や訂正が生じた場合も、Box上のコンテンツを変更して更新通知を行うだけで閲覧者に最新の資料を確認してもらえる。資料は閲覧だけに制限し、ダウンロードできないよう設定することも可能だ。スクリーンショットを撮影される懸念に対しては、電子透かしを入れて情報流出を抑える機能もある。

他には、大容量ファイルのやり取りに関する活用事例も挙げられる。「特に図面や画像、映像データなどの扱いが多い部署では従来、DVDでの納品やファイル転送ツールによる送信が一般的でしたが、Boxなら共有しているBox上でファイルを参照したり、ダウンロードすることもできます。必要に応じて、互いにファイルの修正も可能です」。

Boxでファイルを編集して上書き保存した際には、自動的にバージョン番号が付けられるほか、過去のバージョンに遡って編集することも可能だ。Boxにはさらにノート機能もあり、関係者でノートを共有すれば、30人まで同時に書き込める。

「事前に議題を書き込んでから会議に臨む方法や、会議中に皆が意見やアイデア、参照資料の場所などを書き込み、議事録を完成させるという使い方にも適しています」。　

一方、Boxは有事にも、様々な形で活用できる。例えば、2016年の熊本地震では、発災から2週間で複数のクラウドサービスを組み合わせた罹災証明書の申請システムが立ち上げられた。さらに、住家被害認定調査では、調査時の写真をBoxのアプリで取り込み、申請データと紐づけて一元管理する仕組みも活用された。

「有事には、特にクラウドサービスが威力を発揮します。Boxならリアルタイムで複数の関係者と情報共有し、迅速な判断にもつなげられます。有事にすぐ使えるものは、日常の使用にも最適なはずです。自治体の皆様には、ぜひセキュアなコンテンツ管理基盤のBoxの利用をご検討いただきたいです」。

お問い合わせ先

株式会社Box Japan
総合サイト：https://www.boxsquare.jp/
導入に関するお問い合わせ：https://www.boxsquare.jp/inquiry

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