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Adobe Acrobatによる文書関連業務DXの３つのポイント
業務のペーパーレス化や文書管理のデジタル化、職員生産性の向上を課題と捉える自治体が増える中で、アドビはPDF作成・編集ソフトの「Adobe Acrobat」を活用した文書関連業務のDXソリューションを自治体に提供し、多数の成果を生み出している。
デジタルとアナログの
混在からの脱却を
中央省庁・自治体を挙げた自治体DXの推進や、コロナ禍を契機とした行政手続きのオンライン化の加速に伴い、自治体における文書関連業務のデジタル化は待ったなしだ。
「コロナ禍以降、オンラインとオフラインをまたぐハイブリッドな業務環境の構築が急務になり、また、非接触かつデジタルで完結する行政手続きやサービスが求められるようになりました。行政の視点で重要なのは、オンラインでもオフラインでも同質のサービスを提供しなければならない点です。そのために全国の自治体では様々なITツールの導入が加速していますが、一方でデジタルとアナログの作業が混在することに課題を抱える自治体も増えています」と、アドビ マーケティング本部 ビジネスマーケティングマネージャーの島田昌隆氏は自治体DXの現状を説明する。
島田 昌隆 アドビ マーケティング本部 ビジネスマーケティングマネージャー
デジタルとアナログの作業の混在は、作業ミスや重複作業を起こし、サービス品質の低下につながるだけでなく、セキュリティやコンプライアンス上のリスクの増加にもつながる。この課題解決に向けて、アドビはPDF作成・編集ソフトの「Adobe Acrobat」を活用して自治体の文書関連業務の効率化を支援している。
Acrobat Teamsアドオン版を使えば、文書作成からPDF変換・編集、共有・押印、保管までをデジタル上で完結できる
長期保存と生産性を両立
島田氏は自治体の文書関連業務のデジタル化のポイントとして、「長期保存・機密性」、「生産性」、「いつでもどこでも使える点」の３つを挙げ、Adobe Acrobatの優位性を解説した。
まず、PDFの長期保存と機密性だ。正確な情報共有に係るPDFは長期保存を求められるケースが多く、あわせて機密性も必要で、住民等の情報が漏洩しないように正しくPDF化すること、電子サインを使って本人性や非改ざん性の証明を行うこと、タイムスタンプ機能を使うことなどが重要な要件となってくる。
PDFは元々アドビが開発したフォーマットで、現在はその仕様が完全に公開され、ISO32000-1として国際標準化されている。PDFの規格はオープンで、各社が作成ツールを提供している反面、その品質にはばらつきがある。アドビでは、ISOの要件に完全に準拠したAdobe Acrobatと、閲覧要件に完全準拠した無料閲覧ツールのAdobe Acrobat Readerを提供しており、「信頼性の観点からも、世の中の過半数のPCやモバイルで利用されるAdobe Acrobat Readerの閲覧が保証されたAcrobatでのPDF作成を推奨します。逆に、Adobe Acrobat以外のツールで作られたPDFは住民や事業者の環境によって正しく閲覧できないといったリスクを抱えてしまいます」と島田氏。
生産性では、アドビとマイクロソフトの戦略的パートナーシップが効果を発揮する。コロナ禍を機に自治体では申請業務のオンライン化が進んでいるが、PDFを紙に印刷して上長に提出し、追記・押印済みの文書をスキャンして再度PDF化する、といった非効率なフローになっているケースも多い。Adobe Acrobat はMicrosoft365プラットフォーム製品と密に連携しており、OfficeやコラボレーションツールのTeamsとのアドオン連携を実現している。これにより、文書作成からPDF変換・編集、共有・押印、保管までをデジタル上で完結できる。「単に紙を電子フォーマットにするだけでなく、紙業務のプロセスも含めてデジタル化することが鍵です」
そして、いつでもどこでも活用できる点については、アドビはスマートフォンやタブレットに対応したAcrobat Readerモバイル版アプリや、Google ChromeやMicrosoft Edgeの標準PDF閲覧環境の提供を通して、場所や環境を問わずPDFの閲覧や編集、スキャン、電子サインができる仕組みを提供している。
自治体専用のライセンスを用意
Adobe Acrobatのライセンス形態には永続版（パッケージ買い切り型）とサブスクリプション版がある。契約期間中のサポート切れのないサブスクリプション版は、常に最新のセキュリティアップデートが受けられ、電子サインやモバイル連携などの最新機能も追加料金なしで利用できる。
さらに、インターネットへのアクセスが制限されている官公庁・自治体向けの特別ライセンス「FRL（Feature Restricted Licensee）」も用意している。FRLならば、オフライン環境でのインストールや認証に対応でき、共有PCなど複数の職員が利用するPC向けのマルチユーザーライセンスも提供する。また、ライセンスの再割当ても管理者が簡単に行うことができる。当然、サブスクリプション版のように最新版のセキュリティ修正プログラムも常に提供される。「PC導入プランや予算サイクルに合わせた柔軟な契約期間の設定などにも対応できます。自治体向けのFRLはサブスクリプション版の良いところと永続版の良いところをどちらも享受できるメリットの大きなライセンス形態ですので、ぜひお気軽にご相談ください」
Adobe Acrobatでは、インターネットへのアクセスが制限されている官公庁・自治体向けの特別ライセンス「FRL」も用意
Adobe Acrobatは自治体規模を問わず、国内で文書関連業務のデジタル化を目的に多数活用されている。「また、電⼦サインとAdobe Acrobatの機能を組み合わせた電⼦署名サービス『Adobe Acrobat Sign』はアメリカを中心に多くの行政機関にご利用頂いており、日本でもデジタル庁が2022年に協力覚書の取交わしにAdobe Acrobat Signを採用しました。ある自治体では、企業からの補助金申請業務にAdobe Acrobat Signを活用しています」。他の事例としては、基幹システムから帳票を都度印刷し、チェックし、またスキャンしてというプロセスが存在した自治体があった。同自治体ではAdobe Acrobatを利用開始してからは印刷やスキャンといったプロセスがなくなり、全てPDF上で完結しているという。
Adobe Acrobatで紙業務をデジタル化することで、コピーや郵送、紙保管、書類の検索などに関する業務が削減でき、コストや職員の作業時間の大幅な削減が実現する。アドビは導入効果シミュレーションツールも無料で提供しており、まずは効果の試算をしてみるのも良いだろう。「アドビは、ペーパーレス化や文書関連業務のデジタル化、職員生産性の向上などに取り組む自治体様を全力で支援して参ります」と最後に島田氏は力強く語った。
お問い合わせ先
アドビ株式会社
デジタルメディア事業統括本部
TEL：0120-921-104
URL：https://www.adobe.com/jp/howtobuy/buying-programs/government/contact.html
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