2021年2月号

新規事業開発のための広報視点

コロナ危機で働き方が進化 業務プロセスで留意すべきリスク対応

白井 邦芳(社会情報大学院大学 教授)

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在宅勤務の体制が進む一方で、どのようなリスクが考えられるのか。オンライン会議でのハラスメント、リモート下での不祥事対応など留意すべき点を確認しておこう。

現在、新型コロナウイルスの感染が再び広がる中、既存の治療薬を転用するなどして治療薬やワクチンが開発されつつありますが確実な効果が認められるまでに至っていません。

こうした背景よりコロナ禍での企業の働き方については、現在の状況が突然回復して元に戻るということはなく、数年単位でしばらくは継続するといった状況となると予測され、当面は新型コロナウイルスの感染防止と持続的な経済活動・企業活動の両立を目指しているものと認識しています。

コロナで進化する働き方

「テレワーク」や「在宅勤務」といった体制移行は、今や一般的になりつつありますが、さらに、多様な働き方に対応するため、フレックス・タイム制、勤怠管理・人事情報管理のWeb打刻システムの導入、働き方の多様性に伴う人事評価制度の変更、居住地域を問わない人財採用、リモートネイティブな業務プロセス体制の構築による100%テレワーク化の実現、企業文化の浸透とコミュニケーションの活性化などをコロナ禍の取組の柱として掲げている企業も少なくありません。

さらに、リモートワークを快適に行なえるよう色々な工夫として、企業が従業員に対して補助金や手当の支払い、オフィスのデスクや椅子の無償貸し出しなどを実施している企業も存在します。在宅勤務化が進めば、オフィスがどこにあっても機能できるという認識に至り本社を移転するという企業も出てきました。もちろん出社が必要ないとなれば住居がどこにあってもよいということになり従業員が自宅を田舎に移す人も出てきています。

こうした変化はコロナ禍での生き方・働き方の行動変容と見ることができますし、とてもすばらしいことと思えますが、一方で潜在的なリスクはないのでしょうか。少し、リスクについて考えてみます。

オンライン会議のリスク

今や会議の仕様形態はオンライン会議が中心。会議が適切かつ有効に機能するためには、オンライン会議の進め方についてしっかりと基準を作っておくことが重要です。機密情報や個人情報の扱い方はもちろん、通信状態が維持できるよう通信環境の確保も大切ですし、突然の会議で「参加不可」とか「声が断絶する」とかでは会議そのものが適切に運営されません。クライアント先との会議では、どのオンラインアプリを使用するかも議論になるはずです。世の中には一気に多くのクラウド型ビデオチャットサービスを提供するアプリが登場し、使い方の違い、アプリごとのメリット・デメリットがあり、機能の違いを認識しておくことが重要です。参加者が資料を共有する際にスムーズにいかず無駄な時間がかかったりといった課題もありますので、まずはアプリの選定、通信環境の確保、司会の進行、資料共有や議論の進め方などをしっかり決めておきましょう。

ハラスメントに留意

在宅勤務ならではのリスクとしてオンライン会議で部屋の状況や私服での会議参加、家族やペットの声などが入りこんでしまうリスクがあり、参加者からの色々な声が指摘を受けた参加者のストレスに発展することもよく起こります。一種のハラスメント行為で、参加者は慎重な配慮が必要です。企業によってはオンライン会議でのハラスメント規程を作成して開催時に留意を呼びかけています。

事業継続計画の見直し

緊急事態への対応についてはBCP(事業継続計画)を整備し定期的に見直している企業も多いかと考えます。長期間コロナ禍での感染防止体制が継続される中、「準有事」の状況が当分の間「平時」とみなされると考慮すると、その状況で会社の重大リスクが重ねて発生する可能性があります(図)。本来であれば危機に対応する対策本部が設置され、メンバーが招集されると同時に危機管理活動が開始されるといった状況が想定されているはずですが、ほとんどの役職員が在宅勤務や場合によって拠点からかなり離れた場所に住居を構えているなど、コロナ禍前の状況とは激変している状況も想定されます。地震や台風、ゲリラ豪雨や不祥事対応など、これまで作成してきた組織や危機管理活動がコロナ禍で本当にスムーズに機能するのかどうか模擬訓練などを通じて再確認し修正しておくことが重要です。人の動きだけでなく、ほうれんそう(報告・連絡・相談)のスピード感、決裁、IT環境でのセキュリティ体制やリモートでの取締役会の経営判断などの仕組みをしっかりと見直しておくことが不可欠となります。こうした仕組みは「リモートネイティブな業務プロセス体制の構築」との連携にも紐付けされます。

図 BCP(事業継続計画)の見直し

出所:著者

 

 

 

白井 邦芳(しらい・くによし)
社会情報大学院大学 教授 ゼウス・コンサルティング代表取締役社長

 

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