住民票写し請求業務をDX、作業負担４割減へ　富士フイルムグループ

富士フイルムシステムサービスは2022年11月30日、法人から自治体に住民票の写しを請求する業務をデジタル化する「住民票の写しオンライン請求システム」の提供を2023年度中に開始すると発表した。システム開発に向け、自治体・法人と共同検討を行うワーキンググループも発足させた。将来的に1000自治体への導入を目指す。

カード会社や保険会社は、債権の回収や債務の履行を目的に、対象者の現住所確認のために自治体に対して対象者の住民票の写しを請求するが、現在は郵送による請求が主流。法人では書類印刷や封入、投函の手間や、手数料分の定額小為替を同封する必要もあり、自治体側も作業負担が大きい。富士フイルムシステムサービスの試算によれば法人から自治体への住民票写し請求は年間500万件発生していると推計される。

「住民票の写しオンライン請求システム」は、法人からの請求や、自治体からの住民票の写しの交付/不交付通知をオンライン化するもので、紙の郵便物の取り扱いや、定額小為替の管理、作業結果の記録等の負担を軽減する。すでにシステムを試作済みで、2021年に東京都東村山市および多摩市と実証実験を行った結果、自治体作業の約４割を軽減できたという。 

今回設置したワーキンググループには、10自治体と金融・保険会社等7法人が参加。システムの仕様や運用方法等について定期的に意見公開を行い、システムの構築を進め、2023年度中の本稼働を目指す。

住民票の写し請求業務デジタル化の全体イメージ