エプソンのスマートチャージ×長沼町　印刷機器の集約がもたらす大きな効果

自治体業務を効率化するエプソンのスマートチャージ

事務作業における「印刷」部分の改革で、様々な効果を得ている自治体がある。北海道の長沼町だ。部署ごとにレーザープリンターや複合機などバラバラに稼働させていたものを、エプソンのスマートチャージに集約した。導入の経緯と導入後の変化を、長沼町 総務財政課 財政管財係長 荒島卓也氏に聞く。

エプソン最大級のデモで
スピードと印字品質の高さを実感

エプソンのスマートチャージは、業務内容に沿ったプランと複合機／プリンターを選ぶことができるエプソンのサービスだ。業務効率化やコスト削減はもちろん、低消費電力の機器が多く、環境負荷低減にも貢献できるとして注目されている。

長沼町がエプソンのスマートチャージを導入したのは2023年3月のこと。庁内各課に配置されていたレーザープリンターは2024年度末が契約更新のタイミングで、当初はそのまま更新する予定だったが、「印刷にかかわる業務上の課題が多く、情報部門から印刷機器を集約したいという要望が上がっていた」と、荒島氏は当時を振り返る。集約のために台数を減らせば、身近に印刷機器がなくなった不便さだけが残ってしまう。それを乗り越えるには印刷機器の性能を高め、この機器が導入されてよかったと多くの職員が感じてくれる必要がある。そう漠然と考えていた時に紹介されたのがエプソンのスマートチャージだった。

「私たちの業務にどれくらい耐えられるかを見るため、導入前にデモを実施していただきました。1日かけて機器をフル稼働し、朝から夕方まで、各課が持参した素材と用紙を使って計2万枚超を印刷するという、エプソンでは過去最大のデモになったと伺っています」

その結果、エプソンのスマートチャージを絶賛する声が多くあがった。荒島氏によれば、最近の長沼町の夏は高温多湿かつ庁舎にはエアコンがないので、これまでレーザープリンターの紙詰まりと既存の高速インクジェットプリンターで両面印刷時の裏写りに悩まされていたのだがエプソンだと「2万枚の印刷で一度も紙詰まりしなかった。そして、とにかく職員みんなが、速い速いと。そのスピードと両面印刷の裏写りの少なさにも圧倒されました」。もちろん、印字品質の高さも導入の決め手の一つとなった。

自治体特有の業務環境にも対応
3年で印刷機器44台を削減

長沼町は、2023年3月にエプソンのスマートチャージ＜LX＞シリーズを8台導入したことを皮切りに、2024年3月と2025年1月、3回に分けて機器を導入した。合計数は＜LX＞シリーズが9台、＜LM＞シリーズが3台の合計12台。一方で、課ごとに配置されていたレーザープリンターやインクジェットプリンター、複合機などは2025年1月時点で3台にまで減少。全体で59台あった印刷関連機器は現在15台と、実に44台もの削減に成功した。

エプソンのスマートチャージは自治体ならではの課題にも対応している。一例が、全庁が使う情報系LANとは別に、税情報などの個人情報を扱う部署等におけるクローズドの基幹系LANがあることだ。従前はネットワークごとにプリンターを配置する必要があり、設置台数が増える遠因となっていた。しかし、エプソンのスマートチャージならば異なる系統のネットワークをつなげることができるため「情報担当とエプソンの双方がデータの混線がないことを確認した上で、2つのネットワーク系統に1つの印刷機で対応することができるようになりました」。

また、長沼町では子ども育成課、児童センター、保育園がそれぞれ庁舎とは別の建物にある。そこで大量印刷が必要になった場合、子どもたちが帰った後に保育園の職員が本庁へ来て印刷するようなことも多かったことから「そういった不便をなくしたいとも思っていました」と荒島氏。この課題解決のために紹介されたのが、本庁導入の＜LX＞シリーズとは違う、小規模な事務所向けの＜LM＞シリーズだ。2025年1月に3施設それぞれに導入。教育や福祉、子ども部門は特にカラー印刷の比率が高く、複合機を使うことでランニングコストがかさんでいたが、シミュレーションで複合機1台分とエプソンのスマートチャージ3台分のランニングコストがほぼ同じということが分かり、このことも導入を後押ししたという。

6年間で約2,000万円のコスト削減見込み、
働き方改革にもつながった

エプソンのスマートチャージ導入は様々な効果を生んでいる。まずは省スペース。印刷機器44台分だけでなく、大量にストックする必要があったトナーなどの消耗品の保管場所も空いた。エプソンのスマートチャージではインク残量を自動検知して、必要なタイミングで自動的に配送してくれるためだ。電気代の節約にもつながっている。導入時期がコロナ禍だったことや電気量の乱高下もあり単純比較は難しいが、試算では前年度比約70万円（※1）の削減を見込んでいる。

6年間のランニングコストを試算すると、約2000万円のコスト削減が見込まれるという（※2）。

そして、エプソンのスマートチャージ導入は、消耗品購入を含む印刷機関係の事務処理が激減する効果ももたらした。

「2022年度は印刷関係の伝票総数が421枚だったのに対し、エプソンのスマートチャージ導入後は請求書1枚が月に1度届くだけなので、年間12枚。約400枚の伝票が減りました。消耗品発注のための電話や見積もり依頼も必要なくなったので、年間約200時間の削減になっています。エプソンのスマートチャージのおかげで、ほかの大切な仕事に費やせる『すごくいい時間』が生まれています」

住民を対象とする自治体業務は完全な電子化が容易ではなく、荒島氏は「今後まだ5年から10年は紙の行政運営が続く」と見ており、「自治体の現状と経費削減を考えれば、今回はエプソンのスマートチャージの導入がベストだった」と話す。実際には、窓口に来庁される方以外の多くの住民との接点はほとんどが印刷物だ。

「きれいでわかりやすいものを提供することも大切な住民サービスであり、まちづくりのツールのひとつ。そういった波及効果もある製品やサービスを、これからもエプソンに期待しています」

※1　6年間のコスト比較は、導入前と導入後のコスト(本体費用及び消耗品費用)比較を算出した削減見込みとなります。今後の使用状況によっては数値が変動する可能性があります。
※2　節電効果・電気代の削減額は、導入後の実績値となります。

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エプソン販売株式会社
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