「4つの質問」で『聞き手』を知る　ロジカルプレゼンの極意

パワーポイントを起動させる前に、「なぜ」と「誰に」を明らかにし、話す「内容」を決める。そして、最初の30秒で概要が説明できる総論をきちんとつくる。2万人以上に教えたコミュニケーション研修のプロが、「伝わるプレゼン」の極意を語る。

別所栄吾（BCL代表取締役）

プレゼンは、事前の準備がとても大切です。パワーポイントを起動させる前に、まずは「なぜ」と「誰に」話すのかを明らかにすることが不可欠です。「なぜ」を考えるために「目標分析」をし、「誰に」を明らかにするためには「聴衆分析」を行います。

「聞き手のニーズ分析」というと、難しく聞こえるかもしれません。しかし、適切な知識と質問の方法さえ知っていれば、誰にでもできます。

「聴衆分析」でニーズを明確化

聴衆分析で、最初にすべきことは、聞き手はあなたに何を求めているかというニーズの把握です。ニーズは主に2種類あります。

一つは「報知・説明」です。これは、依頼されたトピックについて、事実やアイデアを整理して伝える情報伝達のことです。もう一つは、「説得・納得」です。このときは、自分自身の構想や企画について、根拠を示し、相手の合意や行動につながるよう働きかけることです。

いずれの場合でも、どのような人が話を聞くかという分析が必要です。この分析では、マーケティングでよく使われる「AIDMA（アイドマ）分析」で関心の度合いを測り、相手に則した内容を取捨選択してください。

もちろん、自分にどのようなプレゼンが求められているのか、依頼者からの説明はあるでしょう。

しかし、その情報は必ずしも十分ではありません。不足している情報を尋ねたり、隠れたニーズをこちらから示唆したりすることがプレゼン成功の秘訣となります。このときに役に立つのが、「現状」「問題」「示唆」「解決」といった4つのロジカルな質問です（図表1参照）。