自治体の「印刷の削減」を実現

日々の業務の中で、膨大な文書が印刷されているにもかかわらず、実際の印刷量、出力機器の稼働状態を、きちんと把握している例はほとんどない。印刷量の可視化を実現し、「印刷習慣の改善」につなげるソリューションが注目されている。

オフィスの印刷環境の整備はITインフラのなかで最も遅れている、と言っても過言ではありません。それにもかかわらず、オフィス文書の印刷量は決して減少傾向にはなっていません。そして、もう一つ忘れてはならないのが、紙からの情報漏えいによるセキュリティリスクです。

印刷量はケタ違いに多い

企業や自治体におけるオフィス文書の印刷量は、どれ程なのか?

自治体における内部情報資料の印刷量を調査したところ、人口1人当たり大規模自治体では年間150枚、中小規模自治体で年間75枚に分布のピークがあることが分かりました。

市町村の事務職員数は、人口の0.9%前後が平均的です。仮に人口60万人の自治体を例にすると、職員数は約6000人、年間の内部情報文書の印刷量は約1億枚にのぼります。そして、1億枚の印刷にかかるコストは、年間3〜4億円にもなります。

自治体や企業では、ISO14001を基準とした環境活動も行われていますが、省資源活動の一つとして「紙の削減=印刷の削減」が掲げられています。しかしながら、「全体の紙の消費量=印刷量」の集計については、各職場・各部門からの申告に任せられ、一元的に把握することは、ほとんどできていません。定量的な印刷量の把握ができていないため改善効果も見えにくく、改善活動がなかなか定着しないことが課題と言えます。

山崎克也（やまさき かつや）日本テクノ・ラボ 情報セキュリティユニットセールスマネージャー

改善は稼働状態の 「可視化」から

印刷環境の改善では、印刷量の把握と同時に出力機器の稼働状態の把握も重要となります。出力機器は、調達の窓口や管理する部門が複数あり、多種多様な出力機器が導入されているため、出力機器が一元的に管理されていることはほとんどありません。

では、なぜ一元的な管理や稼働状態の把握が必要なのか?

それは、管理されていない出力機器はセキュリティホールになり得ること、適正な稼働や配置は省エネルギー、省資源、運用コスト低減に直結するためです。

では、出力機器の適正な稼働率とは、どの程度なのか?

稼働率とは、出力機器の1ヵ月当たりの印刷能力に対して実際に1ヵ月当たり印刷された量を%で示したもので、3〜7%が適正な目安とされています。一見、適正な数値が低い印象を受けますが、調査してみると、稼働率が1%に満たない出力機器があまりにも多いことに驚きます。

稼働状態の可視化のためには、出力機器ごとのカウンター（総印刷面数）の収集が一般的です。しかし、カウンターの収集のみでは部門ごとの印刷量は把握できず、印刷履歴も把握できないため、セキュリティ対策にもなりません。環境活動や印刷の削減、改善活動の定着を実現すると同時に、出力機器のセキュリティホールの抑止につなげるためには、印刷実行ログを並行して取得することが最善と言えます。

出典：日本テクノ・ラボ調査

強力な印刷実行ログ取得ツール

日本テクノ・ラボの「SPSE Print Logger」はマルチベンダー対応で特定の出力機器メーカーに縛られることなく、「出力機器稼働状態の把握」、「印刷の削減」、「出力機器がセキュリティホールとなることの抑止」の3つを兼ね備えた製品です。

出力機器のカウンターの収集とクライアントの印刷実行ログの両方を収集し、印刷ログは、「いつ、誰が、どんなドキュメント名の印刷を、カラーまたはモノクロで印刷したか」のみならず、「片面/両面、割付面数、どの出力機器で印刷したか」まで、高精度で収集します。

「SPSE Print Logger」は、メガバンクや大手証券会社、大手自動車会社、大手通信キャリアなどに採用されている認証印刷システムの技術コアを使用した信頼のあるソリューションです。

また、出力機器の接続形態もLANおよびUSB接続の両方に対応しています。注目すべき点は、例えばノートPCをイントラ環境から外して持ち運び、会議室のローカルUSB接続のインクジェットプリンターで印刷した場合のログも、漏れなく収集します。本庁舎とは離れたところにある分室や出張所の印刷の管理も容易にできます。

「SPSE Print Logger」の導入価格は、規模や構成によって異なりますが、投資効果の期待を裏切ることはありません。年間3〜4億円の印刷コストを負担している自治体の場合、10%削減でも年間3000〜4000万円のコスト削減になります。一例として、そのコスト削減を、年間数百万円の運用費用で実現することができます。

自治体の担当者にとって、管理が難しかった印刷のコスト削減につながると同時に、紙媒体からの情報漏えいのリスクを減らし、セキュリティを高めるのです。

「紙の印刷」に関する可視化グラフ例（参考イメージ）

日本テクノ・ラボの「SPSE Print Logger」を活用することで、紙の使用量や印刷の種類、出力機器の稼働状況などを可視化し、一元的に把握することができる。

「印刷習慣の改善」を定着へ

近年、印刷業界では「MPS（Mana-ged Print Service）」というキーワードが注目されています。一般にMPSは、印刷業務に関わるあらゆるコストを低減することを目的とした、新しい運用アウトソーシングのことを指すことが通常ですが、実際のMPSの多くは、要約すると、出力機器の台数集約と基幹出力のアウトソースになっており、オフィス文書の印刷そのものを減らすところまでは至っていません。

日本テクノ・ラボが考えるMPSとは、導入企業・自治体と一緒になって印刷習慣の改善を行い、印刷環境の改善とともに、セキュリティを高めて印刷量を削減することにあります。高い精度の印刷ログにより印刷の実行状況を把握し、部門ごとの印刷量を可視化、印刷ポリシーの制定、中期で8〜10%の削減目標値の設定、印刷を減らすワークスタイルの提案や情報のライフサイクルを考えた印刷習慣など、職員自らが実行し定着する活動を支援します。

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